San José, Costa Rica. — Los eventos presenciales generan entre 0,5 y 2 kilogramos de residuos por participante y día, el transporte puede explicar hasta 57% de las emisiones asociadas a un encuentro y más de 80% de los asistentes considera la sostenibilidad un factor relevante o determinante para decidir su participación.
Con esos datos como punto de partida, la nueva edición de AOCA Global Sessions, realizada junto a COCAL, puso sobre la mesa una transformación que ya alcanza de lleno al turismo MICE: la sostenibilidad dejó de ser una colección de buenas prácticas para convertirse en una cuestión de medición, trazabilidad, evidencia y coherencia corporativa.
La sesión estuvo a cargo de Álvaro Rojas, gerente general del Centro de Convenciones de Costa Rica, operado por Grupo Heroica, y vicepresidente del Buró de Convenciones de Costa Rica, quien presentó las principales tendencias que están modificando la gestión de reuniones y eventos. La conversación fue moderada por Mercedes Lanzani, vicepresidenta de Asociaciones de COCAL y Vocal Titular 1.º de AOCA. El encuentro, celebrado el viernes 28 de agosto, tuvo como eje las diez tendencias operativas desarrolladas en el e-book Las 10 Tendencias para Eventos Corporativos Sostenibles y Responsables en 2026.
El documento, elaborado por Rojas y publicado por el Centro de Convenciones de Costa Rica, plantea que el mercado está entrando en una etapa en la que ya no basta con afirmar que un evento es sostenible. La exigencia pasa por poder demostrar qué se hizo, cuánto impacto se generó, cuánto se redujo y qué resultados quedaron documentados. La guía vincula además esta evolución con la creciente integración de criterios ESG en las organizaciones y con estándares internacionales de información de sostenibilidad como NIIF S1 y S2.
El cambio tiene una dimensión considerable. A escala global, los eventos generan aproximadamente 2,5 millones de toneladas de residuos al año, mientras que las expectativas de los participantes avanzan en dirección contraria: la sostenibilidad gana peso como criterio de decisión. Esa aparente contradicción —una industria con impactos significativos frente a un público que reclama mayor responsabilidad— es precisamente la oportunidad que identifica la guía para rediseñar el modelo MICE.
Del residuo invisible al dato
Una de las primeras transformaciones señaladas durante la sesión es la incorporación de la trazabilidad de residuos como indicador de gestión.
El modelo propuesto incorpora un Waste Management Report por evento, que permita conocer qué residuos se generan, cuánto representan por asistente, qué porcentaje se recupera, cuál es su destino final y qué emisiones pueden evitarse mediante su aprovechamiento.
La lógica cambia radicalmente: el residuo deja de ser aquello que desaparece cuando termina el evento y se convierte en un dato que debe medirse y utilizarse para mejorar la siguiente edición. La jerarquía comienza por prevenir y reducir, continúa con reutilizar y reciclar o compostar, y reserva la disposición final como última alternativa.
Entre los indicadores planteados aparecen los residuos por asistente, la tasa de desvío del relleno sanitario, la proporción de material no aprovechable, los residuos orgánicos compostados y las emisiones evitadas. En instalaciones con sistemas avanzados, la guía señala que pueden alcanzarse tasas de aprovechamiento superiores al 70%.
Gastronomía: de servicio a herramienta estratégica
La sostenibilidad también está cambiando la manera de pensar el catering. El menú empieza a evaluarse por la procedencia de los alimentos, la estacionalidad, las cadenas de suministro, el consumo de agua, la huella de carbono y el desperdicio.
La tendencia apunta hacia propuestas con mayor presencia de vegetales, legumbres y granos, productos locales y de temporada y una utilización más consciente de las proteínas animales.
Pero el planteamiento presentado en AOCA Global Sessions incorpora otra dimensión: la gastronomía de bienestar.
La alimentación empieza a diseñarse en función del objetivo de la reunión. Menús más ligeros pueden acompañar jornadas de trabajo extensas; determinados alimentos pueden favorecer concentración y energía sostenida; y formatos como el finger food pueden facilitar el networking. Incluso la secuencia de comidas e hidratación puede formar parte del diseño de la experiencia para reducir la fatiga de los asistentes.
Así, el catering deja de ser un servicio periférico para convertirse en un componente que conecta sostenibilidad, experiencia y bienestar.
Elegir el venue también es elegir impacto
La selección de una sede MICE atraviesa otra transformación. Capacidad, ubicación, precio y calidad continúan siendo variables esenciales, pero la nueva agenda incorpora una pregunta adicional: ¿qué impacto produce el recinto y cómo puede demostrarlo?
El informe propone realizar un verdadero due diligence de sostenibilidad antes de contratar una sede: conocer sus sistemas de energía, gestión de residuos, medición de carbono, metodologías, certificaciones y capacidad de proporcionar información verificable.
La diferencia puede ser significativa. Según los datos recogidos en la guía, un evento presencial de 200 personas durante un día puede generar alrededor de 1,67 toneladas de CO₂ asociadas a la operación de una sede convencional, frente a 0,83 toneladas en un recinto diseñado y operado con criterios avanzados de eficiencia energética y gestión ambiental.
Pero la sostenibilidad del venue no se agota en el desempeño ambiental. La accesibilidad —rampas, circulación, sanitarios, señalización y condiciones de participación— pasa a formar parte de la definición de un evento verdaderamente responsable.
La movilidad se convierte en un KPI
Si el transporte puede representar hasta 57% de las emisiones de un evento presencial, la estrategia de sostenibilidad necesariamente empieza mucho antes de que el participante llegue al recinto.
La selección del destino, la proximidad entre hoteles y sede, la posibilidad de caminar, el acceso al transporte público y la planificación de rutas pasan a tener una importancia creciente. Cuando se requieren desplazamientos motorizados, aparecen alternativas como shuttles de alta ocupación, viajes compartidos y una gestión más eficiente de los recorridos.
La clave, nuevamente, es medir. Ocupación de buses, modos de transporte utilizados, participación en viajes compartidos y kilómetros recorridos permiten transformar la movilidad en un indicador de desempeño y no solamente en una cuestión logística.
El asistente también produce impacto
Otra de las tendencias modifica el papel del participante. La sostenibilidad ya no puede depender únicamente de la infraestructura o de las decisiones del organizador: también necesita involucrar a quienes asisten.
La comunicación previa al evento, la señalización, la información sobre movilidad y residuos y la participación de embajadores de sostenibilidad pueden facilitar comportamientos responsables.
Pero la propuesta va más allá de pedir colaboración. El nuevo modelo plantea cerrar el círculo informando a los asistentes sobre los resultados obtenidos. De esta manera, el participante deja de ser un espectador y se convierte en parte de la estrategia.
Certificar para demostrar
En este escenario ganan relevancia las certificaciones y metodologías externas. El objetivo ya no es exhibir un sello, sino contar con mecanismos que permitan respaldar las afirmaciones de sostenibilidad.
El e-book identifica, entre otros referentes, la Bandera Azul Ecológica–Eventos Sostenibles de Costa Rica, además de esquemas vinculados con carbono neutralidad y gastronomía sostenible.
Esta tendencia también alcanza al proceso de contratación. Los criterios de sostenibilidad comienzan a incorporarse en los requisitos para seleccionar proveedores, desplazando progresivamente el modelo basado únicamente en precio, calidad y disponibilidad.
La cadena de proveedores entra en escena
La sostenibilidad de un evento tampoco termina en el centro de convenciones. Montaje, audiovisuales, catering, transporte, mobiliario, impresión y otros servicios forman parte de la huella.
Por eso, el procurement MICE comienza a incorporar criterios ambientales y sociales: iluminación eficiente, estructuras reutilizables, gráficas diseñadas para múltiples usos, alquiler de mobiliario, reducción de materiales descartables, optimización logística y compras locales.
La consecuencia es directa: un evento puede contar con un venue eficiente y, sin embargo, mantener una huella elevada si su cadena de proveedores no acompaña esa estrategia.
Del evento sostenible al legado
Uno de los desplazamientos más interesantes del concepto de sostenibilidad es el paso del impacto ambiental al impacto territorial.
La pregunta ya no es únicamente cuánto carbono o residuos genera un congreso, sino también qué deja en el destino que lo recibe.
Compras a empresas locales, participación de mipymes, programas de mentoría, conexiones B2B, voluntariado, colaboración con universidades y escuelas técnicas y desarrollo de proveedores locales pueden convertir un evento en una plataforma de oportunidades.
El objetivo es que el destino no sea simplemente el escenario del encuentro, sino uno de sus beneficiarios.
Reportar también es parte del evento
La última pieza del modelo es el reporte posterior. Si la sostenibilidad debe ser medible y verificable, los resultados necesitan quedar documentados.
El reporte debe servir a distintos públicos: la dirección de una compañía necesita conocer desempeño y riesgos; patrocinadores y clientes requieren evidencias; participantes y comunidades quieren conocer los resultados; y los equipos organizadores necesitan identificar oportunidades de mejora.
La recomendación central es evitar que el informe se convierta en una pieza exclusivamente promocional. La credibilidad depende de presentar datos, resultados, limitaciones y aprendizajes, incluso cuando estos revelen aspectos que todavía necesitan ser mejorados.
Una nueva forma de competir
La sesión de AOCA Global Sessions dejó así una conclusión que trasciende la agenda ambiental: la sostenibilidad comienza a convertirse en una variable de competitividad del turismo MICE.
Las diez tendencias presentadas por Rojas no proponen simplemente añadir más acciones verdes a los congresos, convenciones y eventos corporativos. Plantean revisar la cadena completa: desde la elección del destino y el venue hasta la gastronomía, la movilidad, los proveedores, la participación del asistente y el reporte final.
En ese recorrido, la palabra que mejor resume la nueva etapa es trazabilidad. El evento sostenible que gana relevancia no es necesariamente el que comunica más iniciativas, sino el que puede responder con evidencia qué impacto produjo, qué consiguió reducir, qué valor generó y qué legado dejó.
La industria de reuniones se enfrenta, por tanto, a un cambio de paradigma: hacer eventos responsables ya no consiste solamente en hacer menos daño, sino en diseñar encuentros capaces de generar valor ambiental, social, económico y territorial y demostrarlo con datos.
Ese es, en definitiva, el desafío que coloca sobre la mesa la nueva edición de AOCA Global Sessions: convertir la sostenibilidad de un atributo deseable en un estándar operativo del negocio MICE.
